Planejamento Estratégico

Blog sobre Planejamento Estratégico Orientado a Resultados

Neste site você irá encontrar um amplo acervo de informações sobre Administração e Gestão. Você irá conhecer os principais modelos, métodos e teorias administrativas. Abaixo você pode conhecer os temas trabalhados, e os últimos artigos publicados de cada área Abaixo você pode conhecer os temas trabalhados, e os últimos artigos publicados de cada área.

Você sabe o que é BPM? Conheça agora o sistema de gestão voltado para processos de negócio

O que é BPM? BPM, ou Business Process Management, é um sistema de gestão que permite mapear detalhadamente os processos de negócio em uma empresa e, daí em diante, controlá-los e otimizá-los de maneira gradual e constante.

É uma metodologia muito útil em momentos de crise, para ter certeza de que todos os processos sejam tão eficientes e eficazes quanto possíveis, resultando em maiores índices de produtividade para a organização.

Mapeamento de processos BPM – As sete fases de um projeto

A médio e longo prazo, o BPM tem uma abrangência que permite estudar, identificar, modelar e monitorar os processos de negócio, a fim de garantir que eles funcionem perfeitamente e, indo além, que possam ser melhorados com o tempo. Outro benefício da metodologia, e que muitas pessoas confundem com o próprio BPM, é a automatização do fluxo de processos, também conhecida como workflow.

Modelagem de processos BPM – Entenda os conceitos

O BPM é um modelo de gestão que se estrutura em diversas técnicas e métodos de administração diferentes, compilando as melhores práticas a fim de se aproximar o máximo possível daquilo que é considerado ideal. Dentre as mais importantes, podem-se citar os programas de qualidade Kaizen e 5s e as ferramentas de planejamento e administração 5W2H e PDCA.

Outro equívoco muito comum é quando as pessoas pensam que BPM se trata especificamente de uma tecnologia. Isso se explica porque, nos últimos anos, algumas empresas desenvolveram e disponibilizaram no mercado uma série de softwares com recursos que facilitam a implementação e execução do BPM nas empresas.

Uma utilização bem sucedida de BPM geralmente envolve os seguintes aspectos:

  • Ajuste, correção, melhoria e automatização dos processos de negócio.
  • O foco da empresa não se restringe somente a qualidade dos resultados, mas principalmente à qualidade dos processos que levam a esses resultados.
  • Práticas como qualidade total e melhoria contínua são assimiladas de forma permanente pela cultura da organização.
  • Processos padronizados, de forma que possam ser facilmente compreendidos, gerenciados e, quando necessário, corrigidos, minimizando riscos.
  • Otimização dos processos já existentes, aproveitando a estrutura vigente na empresa e poupando recursos e esforços na construção de novos.

O modelo de gestão BPM não deve ser visto como uma prática esporádica nem como uma medida paliativa, pelo contrário. O BPM deve envolver uma avaliação contínua dos processos e a tomada de medidas e decisões que visem melhorar o fluxo deles, criando-se um ciclo contínuo e duradouro de análise e melhoria de toda a empresa.




Logística e processos internos: como organizar estoque da distribuidora de medicamentos veterinários

A manutenção e equilíbrio do estoque é vital para o sucesso de qualquer empresa. Com uma distribuidora de medicamentos veterinários não é diferente, e ainda com alguns agravantes, como logística, local próprio para estocagem e as datas de validade.

 

Um processo de logística e estoque adequados não só melhoram processos, como diminuem custos. Do mesmo modo, um estoque falho acaba impactando os clientes que perdem a confiança na empresa.

 

Além disso, em um estoque lotado, é mais difícil gerenciar os produtos e muitas vezes, só são descobertos defeitos na hora de entregar para o cliente.

 

O grande segredo para manter um estoque de medicamentos veterinários funcionando adequadamente é a padronização dos processos, assim como controle e conhecimento do perfil de vendas.

 

Atualmente existem diversos softwares que auxiliam no controle de estoque indicando números, que se bem interpretados, podem indicar quando e onde estão os problemas de logística e estoque.

 

Essas informações também são úteis na hora de identificar ameaças e oportunidades de negócios, que muitas vezes passam despercebidos pelos concorrentes que não se preocupam com esses fatores.

 

Outro ponto importante que deve ser levado em conta pelos empresários é o treinamento de toda a equipe de logística, além da padronização dos processos, como já mencionamos.

 

A cortesia, seriedade e agilidade nos processos também são fatores fundamentais para a conquista e fidelização de clientes.

 

O gerenciamento adequado do estoque, assim como um serviço de logística eficaz são dois pilares essenciais para o bom funcionamento da sua distribuidora de medicamentos veterinários.




Como Elaborar, Utilizar e Monitorar Itens de Controle no Gerenciamento da Rotina

Especialistas afirmam que a melhoria da qualidade dos serviços prestados requer, necessariamente, o aprimoramento da gestão organizacional. Entretanto, existem vários obstáculos que impedem o atingimento desse objetivo.

Entre outros podemos citar:

• Ausência de foco no cliente;
• Inexistência de objetivos claros, bem definidos e disseminados;
• Processos e atividades não documentados e otimizados;
• Funcionários e unidades não conhecem bem suas atribuições;
• Funcionários não conhecem o papel da instituição;
• Funcionários não estão capacitados para executar suas atividades;
• Funcionários não participam nos processos, ações e soluções dos problemas;
• Inexistência de formas de medir e avaliar constantemente processos para poder melhorá-los continuamente;
• Decisões e ações não são constantemente avaliadas e, por isso, não realimentam correções;
• Informações não circulam de maneira rápida e correta entre setores e funcionários;
• Inexistência de uma preocupação constante com inovação e mudança.

A conseqüência dessa maneira de gerenciar é a prestação de serviços que não atendem as necessidades dos clientes.

Definindo Itens de Controle – Processo

Os passos necessários para definir, utilizar e monitorar Itens de controle são:

• Identificar e descrever a Unidade de Gerenciamento (UG);
• Listar recursos;
• Enumerar insumos e fornecedores;
• Relacionar produtos/serviços e clientes;
• Listar os processos importantes;
• Mapear os processos;
• Realizar ajustes imediatos nas relações da UGB – fornecedores e UGB – clientes;
• Estabelecer metas para os Itens de Controle da Qualidade (ICQ);
• Padronizar como será controlada a efetividade do processo;
• Identificar os Itens de Verificação da Qualidade (IVQ);
• Padronizar cada processo importante: desenhar o fluxograma, elaborar o Procedimento Operacional Padrão (POP); e identificar o responsável pelo processo;
• Adequar a estrutura, recursos e organização da UGB para desenvolver as atividades dos processos importantes;
• Capacitar funcionários que atuam nos processo importantes para que eles possam elaborar os POP e acompanhar o desempenho dos ICQ;
• Gerenciar a efetividade do processo mediante a coleta e processamento de dados, e, apresentação gráfica;
• Comparar dados coletados com metas fixadas para os ICQ.

Faça download da Apostila de Gerenciamento da Rotina (500kb) para conhecer em detalhes cada uma destas etapas aqui descritas.




Elaborando Indicadores – Principais Atributos dos Indicadores

Para que os indicadores se tornem viáveis e práticos, devem possuir alguns atributos especiais.

Adaptabilidade – capacidade de resposta às mudanças de comportamento e exigências dos clientes. Os indicadores podem tornar-se desnecessários ao longo do tempo e devem ser imediatamente eliminados ou substituídos por outros de maior utilidade.
Representatividade – captação das etapas mais importantes e críticas dos processos, no local certo, para que seja suficientemente representativo e abrangente. Dados desnecessários ou inexistentes não devem ser coletados. Em contrapartida, dados importantes devem ser precisos, atender aos objetivos e ser buscados na fonte correta. Este atributo merece certa atenção, pois indicadores muito representativos tendem a ser mais difíceis de ser obtidos. Deve-se, portanto, haver um certo equilíbrio entre a representatividade e a disponibilidade para coleta.
Simplicidade – facilidade de ser compreendido e aplicado tanto pelos executores quanto – e principalmente – pelos que receberão seus resultados. Os nomes e expressões devem ser conhecidos e entendidos por todos os envolvidos de forma homogênea, garantindo ampla validade por toda a organização.
Rastreabilidade – facilidade para identificação da origem dos dados, seu registro e manutenção. Sempre que possível, deve-se transformar os resultados em gráficos para um acompanhamento mais preciso, o que permite a comparação com desempenhos anteriores.
Disponibilidade – facilidade de acesso para coleta, estando disponível a tempo, para as pessoas certas e sem distorções, servindo de base para que decisões sejam tomadas. De nada adiantaria informações atrasadas e desatualizadas, embora corretas, ou informações atuais e corretas, mas para a pessoa errada.
Economia – não deve ser gasto tempo demais procurando dados, muito menos pesquisando ou aguardando novos métodos de coleta. Os benefícios trazidos com os indicadores devem ser maiores que os custos incorridos na medição. Caso contrário, em pouco tempo a organização estará medindo sua própria falência.
Praticidade – garantia de que realmente funciona na prática e permite a tomada de decisões gerenciais. Para isso, deve ser testado no campo e, se necessário, modificado ou excluído.
Estabilidade – garantia de que é gerado em rotinas de processo e permanece ao longo do tempo, permitindo a formação de série histórica.

É fundamental que os indicadores sejam direcionados para a tomada de decisões gerenciais voltadas para a solução dos problemas apontados, servindo de base inclusive para a revisão de metas já estabelecidas. Por isso, os indicadores não podem agregar mais trabalho no dia-a-dia nem tempo excessivo para serem coletados e obtidos. Assim, devem ser representativos para os processos e atividades, levando a análises e melhorias da forma mais prática e objetiva possível.




Elaborando Indicadores – Indicadores da Capacidade

O que são

Os Indicadores da Capacidade medem a capacidade de resposta de um processo por meio da relação entre as saídas produzidas por unidade de tempo.

Os resultados do Indicador da Capacidade, juntamente com o da Qualidade e da Produtividade vão mostrar o quanto é competitiva a organização.

Bons índices da qualidade e produtividade não garantirão uma fatia de mercado se por falta de capacidade a organização não puder atender os clientes interessados em seu produto ou serviço em tempo considerado curto ou razoável, o que à curto prazo afetaria diretamente o Indicador da Qualidade do processo.

Exemplos de Indicadores da Capacidade

• Número de peças produzidas / hora
• Número de atendimento / mês
• Número de correspondências enviadas / dia
• Número de clientes visitados / ano




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