A profissão secretarial não possui muitos registros históricos. Sabe-se que o termo “secretário” é de origem latina e significa “o que guarda segredos”, característica dessa profissão que costuma manter o mais absoluto sigilo sobre os assuntos da empresa e da chefia.
Muitas pessoas têm uma visão de que a secretária é uma assessora, porém a assessoria é apenas uma das funções dessa profissional. Segundo Seiblitz (1999, p.16), a secretária:
[…] atua ligada diretamente ao executivo, assistindo-o tecnicamente, desempenhando um número infindável de funções. Freqüentemente ela vai além das atribuições que envolvem a esfera profissional enquanto parte integrante de uma engrenagem da empresa.
Neste capítulo serão abordadas a origem, conceitos, características e legislação pertinente da profissão de secretária.
Conceito e aspectos históricos
Etimologicamente, o vocábulo secretária pode ter surgido da palavra latina secretarium, que designa lugar retirado, conselho privado ou do termo secretum, que traduz-se como retiro, solidão, audiência secreta, segredo e mistério.
Como explica Guimarães (2003, p.25), “o tempo se encarregou de fixar a grafia e modificar o sentido original da palavra. Mas a característica de particular, confidencial, a profissão mantém até hoje”.
A origem da profissão de secretária é muito antiga, acreditando-se que remonta à época dos escribas, História Antiga.
Para Figueiredo (1987, p.13) pode ser ainda anterior a esse período, tendo surgido na Pré-História, com o homem das cavernas. A autora escreve que:
[…] quando o primeiro troglodita resolveu encarregar um membro da tribo de desenhar pelas paredes da gruta o resultado de suas caçadas, de forma a controlar o registro da produção de abastecimento daquele grupo humano, talvez tenha descoberto que nenhum empreendimento será bem sucedido se não contar com uma dupla afinada de Chefe & Secretário.
Porém, o que se tem maior certeza é sobre a semelhança entre as funções dos escribas e das secretárias. O Livro dos Provérbios, da Bíblia, relata que “O escriba é o homem que domina a escrita, faz as contas, classifica os arquivos, redige as ordens, aquele que é capaz de recebê-las por escrito e que, por conseguinte, é naturalmente encarregado de sua execução”.
Os escribas eram razoavelmente autônomos e, rapidamente, tornaram-se imprescindíveis para os empresários da época.
Podem ser considerado como a Idade de Ouro do secretariado, os períodos da Idade Média e Moderna, quando a nobreza era acompanhada pelos imponentes secretários, os quais conheciam os seus segredos e exerciam muita influência, sendo que para se conseguir algum favor do nobre, era importante tratar muito bem o seu secretário (FIGUEIREDO, 1987).
A data comemorativa do Dia da Secretária, 30 de setembro, deve-se ao fato ocorrido na segunda fase da Revolução Industrial, quando o norte-americano Charles Scholes inventou a máquina de escrever e, em 1873, sua filha Lílian testou esse invento em público. O aniversário de Lílian era em 30 de setembro, dessa forma os fabricantes de máquinas de escrever decidiram organizar eventos, como concursos para escolher o melhor datilógrafo nessa data. A maioria dos participantes desses concursos eram secretárias, então em 26 de outubro de 1977 a data passou ser chamado Dia da Secretária.
A profissão originou-se com peculiaridades de ser especificamente masculina, talvez por não se acreditar nas potencialidades femininas de organização ou porque os homens antigos não acreditassem que as mulheres fossem capazes de guardar segredos.
Somente, com a necessidade da mão-de-obra masculina para os serviços com maquinários advindos com a Revolução Industrial, as mulheres foram substituindo os homens nos serviços de escritórios. Figueiredo (1987, p.14) salienta que, as mulheres, que até essa época “só haviam tido acesso ao mercado de trabalho através do magistério, puderam mostrar ao mundo o que valiam como Secretárias”.
O resultado surpreendeu a sociedade, mas como o ambiente empresarial era eminentemente masculino tiveram que se proteger das críticas e da rejeição social, tendo que se adaptar ao mundo masculino dos negócios. A imagem que se tem da secretária são de profissionais extremamente sérias e assexuadas, que tratavam a todos de forma seca, com uma postura contida e discreta. A feminilidade era escondida ao máximo. As profissionais não podiam ser consideradas como levianas ou como uma ameaça à tranqüilidade do escritório (FIGUEIREDO, 1987).
Após a II Guerra Mundial, a profissão obteve melhores perspectivas, pelo próprio reconhecimento da força feminina no mercado de trabalho, pelo excelente desempenho demonstrado nas fábricas, nos hospitais e onde houve necessidade de substituir a mão-de-obra masculina que havia partido para as frentes de batalha. O mundo empresarial passou a valorizar uma força de trabalho até então subestimada. A partir disso, as mulheres destacaram-se em Secretariado, de um modo mais cônscio de sua feminilidade e do seu potencial profissional. Já não eram tão tímidas e mostravam-se capacitadas e obtendo o respeito e a admiração de todos por seu desempenho. Assim, dominaram essa profissão, que passou a ser vista como feminina.
No Brasil, os movimentos para maiores conquistas da categoria iniciaram-se na década de 1960. A primeira associação de classe foi a do Rio de Janeiro, criada em dezembro de 1970, surgida do Clube das Secretárias. O objetivo primordial foi reunir e agrupar a categoria, visando à conscientização e ao aprimoramento profissional. Como a idéia era boa, foi se estendendo para outros Estados brasileiros e brevemente quase todos possuíam a sua associação, sendo então criada a Associação Brasileira de Entidades de Secretárias – ABES, em 7 de setembro de 1976 (FIGUEIREDO, 1987).
Com o fortalecimento da categoria, suas reivindicações foram sendo atendidas e em 5 de setembro de 1978 foi instituída a Lei n.6.556, que reconhecia a profissão secretarial, mas dependia ainda sua regulamentação, e apesar de não atender todas as aspirações dos profissionais, era o primeiro documento que valorizava a profissão como tal.
Regulamentação
A regulamentação da profissão só ocorreu em 30 de setembro de 1985, com a Lei 7.377, modificada posteriormente pela Lei 9.261 de 10 de janeiro de 1996.
A Lei 7.377 regulamentou a profissão, sendo muito significativa e pode ser considerada uma vitória, mas apresentava falhas, tais como não provisionava de forma ideal, não amparava os profissionais antigos, não possuía mecanismos que obrigassem as empresas a cumpri-la e dificultava a classificação dos profissionais (FIGUEIREDO, 1987).
Guimarães (2003, p.25) comenta que:
Ao exigir que só poderiam ser consideradas secretárias (ou secretários) as pessoas que exercessem a profissão há cinco anos ininterruptos ou dez anos intercalados, fechou as portas a uma grande maioria, pois não previu um período de acomodação da lei. Foi assim que cerca de 90% das pessoas que exerciam a profissão se viram prejudicadas, pois não se enquadravam na nova legislação.
A Lei 9.261/96 clareou as questões relativas aos cargos. Essa lei considera Secretário Executivo:
a) toda pessoa diplomada em curso superior de secretariado, legalmente reconhecido, seja no Brasil ou fora dele. Apenas que neste último caso, a pessoa deve revalidar este diploma no Brasil, de acordo com os dispositivos da legislação brasileira vigente;
b) qualquer pessoa, com qualquer diploma de nível superior e que possa comprovar, legalmente, que, por um período mínimo de três anos até a data desta Lei, isto é, da Lei n.7.377/85, exerceu efetivamente as atribuições pertinentes à Secretária Executiva. Estas atribuições estão relacionadas no art. 4º. da referida Lei;
c) todo aquele que, mesmo não tendo qualquer diploma de nível superior, tenha trabalhado, desempenhando função própria de Secretário Executivo, num prazo mínimo de cinco anos ininterruptos ou de dez anos intercalados, até o momento da publicação da Lei n.7.377/85.
Em relação ao cargo Técnico em Secretariado, a Lei 9.261/96 considera:
a) qualquer pessoa que tenha certificado de conclusão de curso de secretariado, em nível de 2º. Grau;
b) toda pessoa que, tendo certificado válido de conclusão de 2º. Grau, possa comprovar, legalmente, que, por um período mínimo de três anos até a data desta Lei, exerceu efetivamente as atribuições pertinentes ao Técnico em Secretariado. Estas atribuições estão dispostas no art. 5º. desta Lei;
c) todo aquele que, mesmo não tendo qualquer diploma de conclusão de 2º. Grau, tenha trabalhado, exercendo função própria de Técnico em Secretariado, num prazo mínimo de cinco anos ininterruptos ou de dez anos intercalados, até o momento da publicação da Lei n.7.377/85.
Para exercer os seus plenos direitos, as pessoas que se enquadrarem nas situações acima descritas, devem se registrar na profissão como Secretário executivo ou Técnico em Secretariado no Ministério do Trabalho, através de suas Delegacias Regionais – DRT.
As conquistas prosseguiram, após a regulamentação. Em abril de 1987 foi conseguido o enquadramento sindical e a Associação da categoria do Rio Grande do Sul foi transformada em sindicato. Mas o efeito mais importante foi motivar a mobilização da classe secretarial para a sindicalização. No I Encontro de Estudos sobre Sindicalismo para Dirigentes Secretariais foi proporcionado os esclarecimentos necessários e dada a orientação para que se esse movimento fosse impulsionado.
No decorrer do ano de 1988 foram entregues as Cartas Sindicais para muitos Estados, o que foi considerada uma conquista inédita na história do sindicalismo brasileiro, sendo uma vitória expressiva para os profissionais. Figueiredo (1987) salienta que:
Também inédito no Brasil, foi o fato de serem esses os primeiros sindicatos de nomenclatura feminina, contrariando a verdade da profissão e as normas gramaticais corriqueiras. A razão disso foi um lapso de redação da Portaria 3.103/87 que reconhecia a “categoria profissional diferenciada SECRETÁRIA”.
Deve ser lembrado que a nomenclatura não exclui os profissionais masculinos.
O sindicato dessa profissão possui a característica de não ser vinculado a partidos políticos e nem a centrais sindicais, devido ao caráter peculiar da profissão de secretária.
Segundo Guimarães (2003, p.26),
[…] um dos pontos principais do trabalho sindical está voltado para o resgate da imagem profissional da secretária, deturpada pela sociedade, principalmente nos meios de comunicação, em que, em quadros cômicos, geralmente uma atriz bonita e sensual projeta a imagem de uma “serviçal imatura e fútil.
O sindicato busca atingir esse objetivo, trabalhando com suas associadas em três etapas:
a) a primeira, busca desenvolver o indivíduo como pessoa;
b) a segunda, visa questionar a opção profissional para que a interessada (ou interessado) possa definir sua verdadeira vocação, ou seja, quer realmente secretariar alguém ou vai usar a profissão como meio para alcançar outros objetivos?
c) a terceira etapa cuida do desenvolvimento do indivíduo como profissional. É feito por meio de palestras, treinamento específico em novas tecnologias da área de automatização de escritórios, curso de reciclagem, dentre outros.
O sindicato também presta diversos benefícios como assistência médica, odontológica e jurídica aos associados. Outros auxílios são: recolocação profissional e vale-transporte aos desempregados.
Principais atribuições da Secretária Executiva
O secretariado deve ser visto como uma profissão e não apenas como uma forma de entrar na empresa para galgar melhores cargos. A carreira de uma secretária, de modo geral, pode ir desde a secretária júnior, passando pela bilíngüe-sênior, até o desempenho de uma função de assistente de diretoria. Tudo depende do seu interesse profissional nas atividades desenvolvidas pelos seus chefes.
Guimarães (2003, p.31) escreve que “vicissitudes atrapalham a carreira, mas não podem afetar a imagem das secretárias nem atingir uma verdadeira profissional”.
A mudança do perfil da secretária valorizou o trabalho de recrutamento e seleção dessas profissionais.
[…] no decorrer dos anos, a função – que se resumia a atender o telefone, organizar a agenda do executivo e servir o famoso cafezinho – passou a ter uma característica estratégica dentro das empresas. Tornou-se importante para as empresas contar com profissionais sintonizadas não apenas com suas tarefas, mas também com o ambiente econômico e administrativo que as cerca (NASCIMENTO et al., 2005, p.13)
Atualmente, as organizações buscam a secretária executiva interessada em conhecer e compreender o ponto de vista da empresa nos mais variados assuntos importantes, capacitada para encaminhar os clientes a soluções e filtrar os problemas antes da chegada do seu chefe. Para tanto, ela deve conhecer bem o mercado e os negócios da empresa.
O aperfeiçoamento profissional, hoje em dia, ainda está dirigido para o treinamento inicial da secretária em suas tarefas básicas, porém as tendências indicam que um treinamento mais abrangente deve ser capaz de transformar uma secretária executiva em assistente de diretoria.
Não é tão simples encontrar secretárias que buscam aperfeiçoamento em seu campo específico sem perder a noção do global e com possibilidade e conhecimentos para atuar multifacetadamente. […] o executivo do futuro é aquele que utiliza a secretária como participante na conquista dos objetivos da empresa, mantendo-a integrada à equipe de trabalho para obter os resultados esperados (NASCIMENTO et al., 2005, p.14)
A interação entre o executivo e a secretária executiva que o assessora deve ser um aproveitamento do potencial de ambos: o líder transmite as orientações, a secretária colabora com sugestões e dá seqüência aos trabalhos. Essa é a proposta mais plausível para atender as empresas do mundo globalizado. E a secretária executiva deve estar capacitada para tanto.
Segundo Guimarães (2003, p.31),
[…] o convívio numa sala ao lado do poder, dentro de uma grande organização, faz com que a secretária adquira um nível de informação que outros escalões da estrutura talvez não disponham de imediato ou nunca venham obtê-lo.
A profissional deve estar preparada para entender e acompanhar, dentro do possível, o que está acontecendo; deve se interessar em conhecer as estruturas da empresa e as suas características, para que possa ser proativa quando necessário.
Guimarães (2003, p.31) comenta os resultados de uma pesquisa solicitada pelo Sindicato das secretárias de São Paulo (SINSESP), feita pela J.W. Thompson:
Quando as secretárias afirmam que “são o coração da empresa” e “sem elas nada funcionará direito”, acreditamos ser correta esta observação, pois elas funcionam como vetor de comunicação da empresa, tanto interna quanto externamente. Esse canal de comunicação é de vital importância para o sucesso de qualquer empreendimento.
Assim, somente uma profissional bem-informada e capacitada poderá responder de maneira coerente e será de grande utilidade para a empresa. Esse desafio deve ser aceito por todas as profissionais e ser um fator positivo para ambos os lados: executivo e secretária executiva.
Seiblitz (1999, p.29) relaciona as atribuições que julga serem as principais atribuições de uma secretária executiva para que obtenha sucesso profissional. Segundo a autora, uma profissional consciente da sua importância para a organização tenta obter a excelência nos seguintes requisitos:
a) planejamento: “como tudo na vida, uma atividade deve ter começo, meio e finalização”. A profissional deve planejar a sua rotina diária, utilizando o tempo da melhor forma possível. Os processos devem ser racionalizados e traçados de forma estratégica, para se obter o melhor rendimento possível.
b) organização: “o senso de organização é fundamental para uma secretária”. Deve ser priorizada a organização das ferramentas de trabalho: arquivos, agendas, etc. Tudo deve ser encontrado de forma rápida.
Seiblitz (1999, p. 32) afirma que “preze a organização. Ela será sua aliada”. Trabalhar de forma desorganizada gera stress no profissional e em todos que dependem dele.
c) Controle: a secretária executiva deve ter um total controle sobre suas emoções, suas atividades e a de seus subordinados. “A secretária executiva é peça fundamental no mecanismo da engrenagem que faz a empresa funcionar”. A secretária executiva é responsável pelo bom andamento dos serviços ligados ao executivo que assessora, tais como: reuniões, correspondências, agendamentos, dentre outros; se algo falhar por esquecimento de uma funcionária subordinada a ela, por exemplo, não adianta culpá-la, a responsabilidade direta é da secretária executiva, ela deve ter o controle das ações.
Segundo Seiblitiz (1999, p.34), “você não deve nem precisa interferir no processo da coisa em andamento, afinal cada um procede de forma e com ritmo diferentes. Só se assegure de que tudo saia como você quer”.
Portanto, a profissional tem que ter o controle de tudo que estiver sob sua responsabilidade.
d) Liderança: liderança é a forma de dominação baseada no prestigio pessoal e aceita pelos dirigidos. O líder atrai simpatia e boa vontade por meio do seu carisma, que é uma coisa natural nele. Seiblitz (1999, p.34) opina que “a liderança genuína é um verdadeiro dom. Ninguém consegue aprender a ser um líder carismático. Já se nasce assim”. Mas, a autora escreve, mais a frente que “se você já nasceu líder, ótimo. Utilize o dom. Se não foi afortunado, utilize-se de outras ferramentas”.
A liderança carismática é ótima, mas existe a liderança a ser exercida por dever do cargo que se ocupa na empresa. Nesse caso, ela pode ser exercida por meio do diálogo e da exposição do que se espera de cada um da equipe de trabalho. Deve ser mostrado que tem que haver comprometimento de todos para se alcançar bons resultados finais.
Seiblitz (1999, p. 35) ensina que: “aprenda a delegar controlando apenas o resultado. Deixe o processo criativo de cada um desenvolver-se por si só. Dê espaço à criatividade e ao ritmo de seus colaboradores”.
A secretária executiva não pode se esquecer nunca que ela é a responsável pelo produto final, assim ela tem que planejar, organizar, controlar e liderar de forma eficiente.
