Administração Rural

Agora com maiores conhecimentos sobre a administração e as funções do administrador, Joãozinho quer saber como funciona a organização de uma empresa. Sem saber exatamente onde encontrar, ele liga para seu pai. Ao atender, vê o ânimo de Joãozinho para colocar em prática os aprendizados obtidos no livro. Seu pai começa a falar então sobre estrutura organizacional, e Joãozinho lembra ter visto um capítulo no livro sobre isto. Agradece ao pai pela dica, desliga o telefone, e volta na leitura.

Ele aprende então que estrutura organizacional é uma representação da hierarquia (relação de chefia) da empresa. Neste capítulo ele vê uma figura que aparece repetidas vezes, e pela legenda descobre que estas figuras se chamam organogramas.

Um organograma representa os cargos da empresa, e como estes cargos se relacionam entre si. Fornece também informações sobre a estrutura de autoridade (quem responde a quem) e a divisão de trabalho na empresa.

Joãozinho resolve então desenhar o organograma da fazenda de seu avô, apresentado a seguir:

Exercício autodirigido

Desenhe o organograma da empresa onde você trabalha.

Mal podia esperar a chegada do livro, e, quando o carteiro chegou com a encomenda Joãozinho foi correndo abrir o pacote. Chegando lá, viu um livro chamado “Introdução à Administração”. Joãozinho já havia ouvido falar em administração, e sabia que este era o nome do curso que seu pai havia estudado na faculdade.

Abrindo as primeiras páginas do livro, Joãozinho aprendeu que a administração significa desempenhar tarefas de direção dos assuntos de um grupo. O profissional responsável pela administração da empresa é o administrador. O administrador precisa possuir algumas habilidades que também estão presentes no empreendedor, sendo elas:

• Habilidades técnicas: saber utilizar princípios, técnicas e ferramentas administrativas. Saber decidir e solucionar problemas.
• Habilidades humanas: saber lidar com pessoas, comunicando-se eficientemente, negociando, conduzindo mudanças, obtendo cooperação e solucionando conflitos.
• Habilidades conceituais: ter uma visão da empresa como um todo, entendendo como funciona cada parte da empresa, e a relação entre as partes.

João continuou lendo o livro sobre o papel do administrador em uma empresa, e viu uma parte em que falava sobre as quatro funções da administração, sendo elas:

· Planejar: esta função Joãozinho já conhecia, e diz respeito a definir os objetivos, princípios e procedimentos da empresa.

· Organizar: a função de organizar diz respeito à definição das atividades necessárias para atingir os objetivos, e a estruturação e integração dos recursos necessários em cada atividade.

· Dirigir: a terceira função da administração é a próxima etapa, onde o administrador deve fazer acontecer, motivando as pessoas para a execução de suas tarefas.

· Controlar: a última função tem a ver com assegurar que os resultados do que foi planejado, organizado e dirigido se ajustem aos objetivos pré-definidos da empresa.

Exercício autodirigido

Dê um exemplo de funções que você executa em seu trabalho, dentro de cada uma das quatro funções da administração.

Joãozinho começa a gostar da idéia, e pergunta para seu pai como ele pode fazer para se tornar um empreendedor. Já que seu avô havia pedido que Joãozinho estruturasse suas idéias, seu pai comenta que existe uma ferramenta da administração que é excelente para esta função. O nome da ferramenta é planejamento.

Seu pai, como um bom administrador, explicou que planejamento é o ato de se definir objetivos, diretrizes e procedimentos.

Joãozinho não entendeu exatamente como aquilo poderia ajudá-lo, e pediu que seu pai mostrasse um exemplo. Sempre paciente, seu pai disse que a definição de objetivos é a definição de uma meta a atingir, que o primeiro passo para que qualquer empresa tenha sucesso, é que esta tenha um objetivo a atingir.

Seu pai lembrou também que estes objetivos não podem girar apenas em torno do lucro, e é aí que entram as diretrizes. Diretrizes, nestes casos, são os princípios que fazem com que a empresa atinja seus objetivos. Assim, estes princípios são relativos ao tratamento com os funcionários, a responsabilidade social da empresa, a preservação do meio-ambiente, a honestidade, entre outros princípios que são a marca de uma empresa.

E por último vêm os procedimentos, que é a maneira como a empresa fará para atingir seus objetivos. É relativo ao tipo de produto que a empresa irá vender, o tipo de serviço que irá prestar e o mercado que a empresa irá atender.

Seu pai contou também que para se executar um bom planejamento, é necessário passar por quatro passos:

1. Estabelecer os objetivos: para saber aonde quer chegar;

2. Definir a situação atual: analisar quais são os recursos disponíveis, e como eles estão sendo utilizados no momento;

3. Identificar os pontos fortes e fracos: verificar o que pode atrapalhar ou ajudar para alcançar os objetivos;

4. Elaborar um plano: definir as ações necessárias para se atingir os objetivos.

Seu pai não precisou nem dar mais exemplos, e Joãozinho já estava tendo várias idéias sobre como implantar a cultura do planejamento na fazenda de seu avô, e de como poderia estruturar as idéias que tinha para a fazenda. Por último, Joãozinho perguntou ao seu pai onde ele poderia obter mais informações sobre o assunto, e seu pai disse que iria lhe enviar um livro muito bom pelo correio.

Exercício autodirigido

Defina as suas metas pessoais, ou seja, quais os seus objetivos de vida. Depois defina suas diretrizes, seus princípios. E por último, apresente o que você tem feito para atingir estes objetivos.

Aos 16 anos Joãozinho já tinha várias idéias, mas, embora estas fossem muito interessantes, do ponto de vista do avô, ele achava que necessitavam de algo mais estruturado.

Joãozinho não sabia como estruturar suas idéias e resolve ligar para seu pai, que é empresário na capital, e que falou a ele sobre o conceito de empreendedor. Joãozinho, por nunca ter ouvido falar em tal palavra, pede para que o pai explique um pouco mais sobre isto.
Seu pai comenta então que o empreendedor é alguém que tem um espírito inovador, reconhece as oportunidades, organiza os recursos e assume a responsabilidade sobre um negócio.
Com a explicação do pai, Joãozinho percebe que seu perfil é bastante parecido com o de um empreendedor, principalmente no que diz respeito à inovação. Seu pai esclarece então que um empreendedor precisa possuir várias características para ter sucesso, entre elas:

Busca de oportunidades e iniciativa

- Faz as coisas antes de alguém pedir, ou antes, de ser forçado pelas circunstâncias.
- Age para fazer crescer o negócio a novas áreas, produtos ou serviços.
- Aproveita as oportunidades para começar um negócio, obter financiamentos, equipamentos, terrenos, local de trabalho ou assistência.

Busca de informações

- Dedica-se pessoalmente a obter informações de clientes, fornecedores ou concorrentes.
- Investiga pessoalmente como fabricar um produto ou fornecer um serviço.
- Consulta especialistas para obter assessoria técnica ou comercial.

Corre riscos calculados

- Avalia as alternativas e calcula os riscos por vontade própria.
- Age para reduzir os riscos ou controlar os resultados.
- Coloca-se em situações que implicam desafios ou riscos moderados.

Estabelecimento de metas

- Estabelece metas e objetivos que são desafiantes e que têm significado pessoal.
- Define metas de longo prazo, claras e específicas.
- Estabelece objetivos de curto prazo que podem ser medidos.

Exige qualidade e eficiência

- Encontra maneiras de fazer as coisas de uma forma melhor, mais rápida, ou mais barata.
- Procura sempre fazer coisas da melhor maneira possível.
- Desenvolve ou utiliza procedimentos para assegurar que o trabalho seja terminado a tempo ou que o trabalho atenda os padrões de qualidade previamente combinados.

Planejamento e monitoramento

- Planeja dividindo tarefas de grande porte em subtarefas com prazos definidos.
- Revisa várias vezes seus planos levando em conta os resultados obtidos e mudanças.
- Faz um registro financeiro e utiliza-os para tomar decisões.

Persistência

- Age diante de um obstáculo significativo.
- Executa rotinas ou muda de estratégia a fim de enfrentar um desafio ou superar um obstáculo.
- Assume responsabilidade pessoal pelo desempenho necessário para atingir metas e objetivos.

Persuasão e rede de contatos

- Utiliza estratégias para influenciar ou persuadir os outros.
- Utiliza pessoas-chave como agentes para atingir seus próprios objetivos.
- Age para desenvolver e manter relações comerciais.

Comprometimento

- Faz um sacrifício que for necessário para completar uma tarefa.
- Colabora com os empregados ou se coloca no lugar deles, se for necessário, para terminar um trabalho.
- Se esforça para manter os clientes satisfeitos e coloca em primeiro lugar a boa vontade.

Independência e autoconfiança

- Busca autonomia em relação a normas e controles de terceiros.
- Mantém seu ponto-de-vista, mesmo diante da oposição ou de resultados inicialmente desanimadores.
- Expressa confiança na sua própria capacidade de completar uma tarefa difícil ou de enfrentar um desafio.

Questões para reflexão

1. Você tem um espírito empreendedor?
2. Quais são as características do empreendedor que você ainda precisa desenvolver?

Este material irá apresentar conceitos básicos relacionados à administração rural. Os textos serão trabalhados utilizando uma estória, para facilitar a compreensão dos conceitos.

Joãozinho durante suas férias, trabalhava sempre com seu avô na fazenda do Pantanal. Ele demonstrava muita curiosidade em tudo que fazia; quando seu avô o chamava para o trabalho, apresentava sempre muita disposição em aprender e determinação para concluir os serviços iniciados.